Dans la clé #6, j’ai parlé de la nécessité d’animer vos rencontres virtuelles pour avoir une bonne qualité d’interaction. Ce rôle d’animateur est crucial pour l’esprit d’équipe ou esprit de corps. Mais pour vous en acquitter haut la main, vous devez maitriser les outils de communication que vous utilisez. Se tromper de piton et interrompre la communication ou la lancer en retard, ne pas s’apercevoir que quelqu’un tente d’intervenir, lire son document devant la caméra sans jamais lever les yeux, ne pas ajuster le volume de sa voix au canal utilisé, négliger sa posture ou l’arrière-plan, etc. sont tous des gestes qui nuisent à votre qualité de présence, ce qui à son tour aura un impact sur l’esprit de corps. Un détail souvent négligé : n’oubliez pas de paginer les documents que vous transmettez, cela ajoutera à la clarté. Assurez-vous que ces documents soient bien ficelés et ajoutent vraiment quelque chose à votre communication.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec la technologie, c’est le temps d’investir dans une formation afin d’acquérir l’agilité nécessaire. Plusieurs plateformes offrent des tutoriels très bien conçus pour vous guider. Prenez le temps de les explorer et exercez-vous avec la famille, les amis, etc. N’hésitez pas à demander de l’aide à quelqu’un de votre entourage qui s’y connait ou au service TI de votre entreprise. Et soyez à jour avec les mises à jour.

MAIS RIEN NE VAUT LES RENCONTRES EN PERSONNE

Malgré toutes les possibilités que nous offre la technologie bien maitrisée, les réunions en personne demeurent un incontournable si vous voulez nourrir l’esprit de corps. Si vous organisez des réunions en personne pour démarrer un projet, prévoyez qu’une partie de la rencontre sera informelle pour permettre aux gens de se connaitre entre eux, comme personnes, en dehors du cadre business. Si on ne veut pas vous octroyer de budget pour faire de telles rencontres, vous devrez user de votre influence pour changer les choses. Ce sera à vous, en tant que chef d’équipe ou gestionnaire, de faire valoir l’utilité de ces rencontres et de montrer que vous les valorisez.

Si vos équipes sont virtuelles à 100 %, pensez à organiser des rendez-vous informels avec les membres de l’équipe sur une base régulière. Par exemple, un zoom-café de 10 minutes, le matin, pour prendre le pouls de l’équipe. Vous pourrez animer ces rencontres ou demandez à un membre de l’équipe de le faire.