Nous sommes tous interpelés par les risques de propagation de la COVID-19 et devons repenser nos façons de vivre et nos méthodes de travail. Dans ce contexte, le télétravail devient une bonne solution et même une opportunité pour développer vos compétences et habiletés avec les nouvelles technologies à notre disposition. Soucieuse de vous épauler dans ce contexte, Lord Communication managériale vous a préparé un aide-mémoire pour vous aider à organiser et optimiser votre travail.

ADOPTER DES MODES DE COMMUNICATION VIRTUELS EFFICACES

1. Pour communiquer officiellement à distance, privilégiez une plateforme qui permet la visioconférence plutôt que l’utilisation du courriel;

2. Pour les communications plus opérationnelles, logistiques et pour les horaires de travail, utilisez le message téléphonique enregistré.

POURQUOI ?

– Le visuel vous permet d’ancrer votre message, de créer et maintenir la proximité;

– Le message téléphonique permet de bien préparer un message uniforme et accessible à tous.

NE PAS OUBLIER !

– Quelle que soit la méthode retenue, garder une périodicité;

– Toujours bien introduire et contextualiser le message;

– S’exprimer avec un ton posé et utiliser un vocabulaire simple;

– Viser une durée assez courte, le temps d’attention à distance est moindre;

– Faire preuve de synthèse en tout temps.

SUPERVISER À DISTANCE

LES 3 CLÉS DU SUCCÈS

1. Connaître le niveau d’autonomie de vos employés;

2. Avoir une routine adaptée aux besoins et à la situation de votre équipe;

3. Gérer la performance à des moments planifiés, et de façon individuelle.

ADAPTER VOTRE MODE DE GESTION À DISTANCE EN FONCTION DU TYPE D’EMPLOYÉ

POUR UN EMPLOYÉ AUTONOME

Briefez et débriefez en fixant un agenda régulier au moyen de courriels, de petits coups de fil. Pour un employé moins autonome ou un employé junior, moins familier avec de nouvelles taches – Établissez un plan de match avec des étapes précises à réaliser et un briefing clair – Effectuez des suivis ponctuels rapides et réguliers.

POUR UN EMPLOYÉ NON AUTONOME

Tentez de le rendre plus autonome en lui donnant du temps avant l’appel et demandez-lui de mettre ses idées par écrit pour une base de discussion.

POURQUOI ?

– Continuer à épauler ses employés;

– Occasion pour évaluer le niveau d’autonomie de vos employés;

– Développer, resserrer et approfondir les liens avec eux;

– Maintenir un climat harmonieux.

NE PAS OUBLIER !

– Quelle que soit la méthode retenue, garder une périodicité;

– Toujours bien introduire et contextualiser le message;

– S’exprimer avec un ton posé et utiliser un vocabulaire simple;

– Viser une durée assez courte, le temps d’attention à distance est moindre;

– Faire preuve de synthèse en tout temps.

POUR TRAVAILLER EN ÉQUIPE EN MODE GESTION DE PROJETS

1. Utilisez des outils permettant de maximiser l’animation;

2. L’animateur-modérateur doit gérer le trafic et resserrer les règles pour s’assurer que tous fassent preuve d’esprit de synthèse.

POURQUOI ?

– Assurer la fluidité, l’efficacité du travail de l’équipe et l’atteinte des objectifs;

– Maintenir l’engagement et la mobilisation au sein de l’équipe.

NE PAS OUBLIER !

– Par souci d’efficacité, s’équiper au préalable de tous les outils requis : document à partager à l’écran, pointeur, chat et autres;

– Donner un mandat clair à l’animateur afin qu’il puisse jouer son rôle.

LES OUTILS TECHNOLOGIQUES À VOTRE PORTÉE

1. Les outils technologiques jouent un rôle important ; ils apportent de la rapidité, de la cohésion et de l’efficacité d’intervention;

2. Offrez-vous les services d’un teckie (dans votre équipe) ; cela contribuera à élever le niveau d’assurance de votre équipe;

3. Favorisez la mise en commun d’expertise, le partage de vidéos, les appels conférences sur cellulaire pour les petits groupes;

4. Comprendre les forces des différents outils et être capable de déterminer-utiliser les outils appropriés avec votre équipe;

5. Soyez conscient que le volume de données de toute sorte qui circulent sur les réseaux, peut devenir une cible pour les attaques informatiques;

6. Les organisations doivent s’assurer d’avoir des solutions de surveillance du trafic et de détection des intrusions, et qu’elles sont efficaces.

LES FONCTIONS À MAÎTRISER

– Apprendre à convoquer des réunions;

– Partager votre écran et votre caméra;

– Enregistrer et partager vos réunions.

LES PLATEFORMES POUR LE PARTAGE DE FICHIERS ET LA GESTION DES DOSSIERS

– Skype entreprise;

– Zoom pro;

– Teamviewer, Blizz, Google Hangout et autres;

– One note, Ever note, Google Doc et autres;

– Adobe DC pro (lecture et création de PDF).

LES CRÉNEAUX OÙ ILS PEUVENT ÊTRE APPLIQUÉS

– Pour vos réunions de suivi de projet;

– Prise et partage de notes (gestion de projets et dossiers);

– Partage de vos captures d’écran (conversions d’images en textes);

– Sondage (production d’un questionnaire web).

ÉTIQUETTE ET PRODUCTIVITÉ

1. Peu importe le support de nos communications, l’importance de l’étiquette reste la même, il faut simplement l’adapter;

2. Évitez le main libre (bruit incommodant);

3. Faire preuve de synthèse n’est pas synonyme de brusquerie;

4. Pensez sans restriction à remercier et encourager son monde;

5. Pour maintenir votre productivité, adaptez votre travail en fonction des horaires de la maisonnée;

6. Divisez votre travail en unités de 60 ou 90 minutes avec de courtes pauses entre elles;

7. Faites appel aux conjoints ou autres membres de la famille pour partager les tâches et vous donner de l’oxygène.